http://www.slideshare.net/aracelosa/gestin-documental-111302
En este link encontraras información importante de la Gestión Documental que me parece que sera de gran ayuda en todos los procesos.

SENA

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA.



En esta unidad se  realiza el proceso de recibo, despacho y radicación de los documentos que ingresan.
Al ingresar la correspondencia se revisa y si corresponde a la instituciòn se revisa y  se llena el formulario de recibo en el sistema ONBASE, luego se escanean todas las correspondencia para un mayor control al momento de archivarlo y tener un mejor acceso, existe unos casilleros  con el codigo de cada dependencia despues de hecho todo el proceso de recibo se depositan en los casilleros de cada dependencia, el proceso de despacho se realiza por medio del sistema,  claro que cuando este falla todos los procesos se realizan manualmente.

Como el Sena maneja una organizaciòn desentralizada con control de su archivo de gestiòn, cada oficina tiene su archivpo de gestiòn, el de la oficina de Gestiòn Documental esta al fondo alli se guardan  las hojas de vida y todo el recorrido laboral de todo el personal que trabaja en el Sena,  al  otro lado encontramos el archivo central,  que consta de estantes rodantes pintados de blancos, muy organizados se encuentran  los acervos documentales que  se guardan en carpetas y cajas reglamentadas por el AGN, estas unidades de concervación se cambian al cumplir el cilo de vida.

En este sitio tambien se realizan la labor de foliación y restauracion de los documentos por personal capacitados en esta area.
Toda la oficina  esta pintada de color blanco y esto facilita la  iluminaciòn.

El archivo historico del Sena, esta en el patio, lugar no apropiado para este, aqui se esta haciendo la labor de restautauración desde hace ya algunos años, pero todavia tiene algunas falencias como la ventilación y el aire acondicionado, todavia podemos observar archivos de piso, pero lo que ya se ha restauradeo esta en muy buenas condiciones.

ARCHIVO HISTORICO DEL MAGDALENA GRANDE ANTIGUO HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS

 Este archivo  alberga la memoria histórica de la Antigua Provincia de Santa Marta, en primera instancia, luego El Magdalena Grande, reviste una importancia incalculable que no puede extraviarse.

 Allí en la antigua sede del Hospital San Juan de Dios, reposan en un desorden espantoso, sin orden, toda la correspondencia de los gobernantes desde el año de 1811, y las fuentes notariales desde el año 1776 se están deshaciendo por falta de un tratamiento de curación del papel tostado por el inadecuado ambiente y clima en que se ha concervado.

Aquí tambien se estan restaurando los cassettes del canal regional Galeón T.V. se estan pasando a cd, se encuentran videso de carnavales, fiestas del mar y noticieros.

INFRAESTRUCTURA

El archivo esta ubicado en el antiguo Hospital San Juan de Dios, como este edificio es patrimonio cultural no se puede realizar ningun cambio a su infraestructura , por lo tanto no podremos ubicar bien los archivos por secciones como deberian estar, además por encontrarse al frente de la playa esto aumenta el deterioro de los documentos por la  salubriudad que este tiene, y  el archivo tienes ventanas grande que dan a la calle y estra el polvo y humo de los carros, aumentando el problema.

Por la cantidad documentos que este contiene el lugar quedo pequeño  y los estantes no son suficientes.

Todavia podemos ver archivos de piso y unas cajas encimas de otras  e igual con los que estan empastados que dificultan su acceso, creando la preocupación de en cualquier momento haya un accidente

ASPECTO A MEJORAR

Se debe trasladar a un lugar adecuado todos los archivos, que se encuentre lejos de la sal, para evitar la aceleración de los documentos.

Como aquí se guardan documentos de las Notarías 1 y 2 y  y del Periódico "del Estado", se deben separar y organizarlo por fechas

Se debe hacer señalización de la vía de acceso y evacuación,  ya que en el lugar donde se encuentran no hay ninguna.

Se deben ubicar bien las tuberías de drenague.

Una mejor vigilancia, tanto en el edificio como en el lugar donde están los archivos.

Tener una buena ventilación que no exponga los documentos a la luz, humedad y polvo.

No se deben empastar los documentos, lo ideal seria  microfirmarlos para hacerles una verdadera restauración.

COMENTARIO - IMPORTANCIA DE LA HISTORIA EN NUESTRA PROFESIÓN

El archivo desde su nacimiento tuvo una gran evolución, al conocer su historia vemos como paso de ser un simple deposito de documento a un archivero preparado profesionalmente, que implanta técnicas concretas para prestar un excelente servicios al público y lograr que los documentos sean protegidos, conservados y restaurados bajo los más estrictos parámetros, esta evolución nos da la base necesaria al profesional de la archivística para cumplir con su objetivo el cual es disponer de la documentación organizada y tener el fácil acceso a la información, con todas estas técnicas nuestra profesión se ha enriquecido y se perfila a un gran desarrollo.
En Colombia, los archivista tenemos como pilar de nuestro trabajo al AGN quien es el ente que nos da normas y técnicas de conservación, restauración y protección para los documentos, posee modernas instalaciones de micropelícula, impulsa programa de publicaciones necesaria, tales como, obras de consulta y difusión, boletines y trabajos de investigación histórica, implanta nuevos servicios y continua con la recepción de documentos, nos da la oportunidad de capacitarnos en todos estos servicios que este presta al público para especializarnos y realizar lo mejor posible nuestro trabajo.

Como resultado de la necesidad d la sociedad de conservar los documentos para getionar una institución o una empresa y con deseo de reconstruir el pasado histórico surgen los archivos.
Vemos como en la edad antigua el hombre busca la manera de proteger su identidad y así como este fue evolucionando, la forma como eran guardados también.
Es así como encontramos desde las cavernas hasta la edificaciones más modernas, pasando por las Tablillas de barros, el Papiro y su concervación en jaras de barros y los Palacios y los Monasterios hasta llegar a las Bibliotecas y la Microfirmación.

Colombia no ha sido ajena a esta necesidad desde su independencia a tenido cambios importantes en la manera de concervar los documentos.

El AGN ha hecho una labor ejemplar en esta concervación estando a la vanguardia del mundo, con edificaciones, maquinaria y recursos humanos idóneos y convirtiéndose en uno de los más importantes en América.