SENA

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA.



En esta unidad se  realiza el proceso de recibo, despacho y radicación de los documentos que ingresan.
Al ingresar la correspondencia se revisa y si corresponde a la instituciòn se revisa y  se llena el formulario de recibo en el sistema ONBASE, luego se escanean todas las correspondencia para un mayor control al momento de archivarlo y tener un mejor acceso, existe unos casilleros  con el codigo de cada dependencia despues de hecho todo el proceso de recibo se depositan en los casilleros de cada dependencia, el proceso de despacho se realiza por medio del sistema,  claro que cuando este falla todos los procesos se realizan manualmente.

Como el Sena maneja una organizaciòn desentralizada con control de su archivo de gestiòn, cada oficina tiene su archivpo de gestiòn, el de la oficina de Gestiòn Documental esta al fondo alli se guardan  las hojas de vida y todo el recorrido laboral de todo el personal que trabaja en el Sena,  al  otro lado encontramos el archivo central,  que consta de estantes rodantes pintados de blancos, muy organizados se encuentran  los acervos documentales que  se guardan en carpetas y cajas reglamentadas por el AGN, estas unidades de concervación se cambian al cumplir el cilo de vida.

En este sitio tambien se realizan la labor de foliación y restauracion de los documentos por personal capacitados en esta area.
Toda la oficina  esta pintada de color blanco y esto facilita la  iluminaciòn.

El archivo historico del Sena, esta en el patio, lugar no apropiado para este, aqui se esta haciendo la labor de restautauración desde hace ya algunos años, pero todavia tiene algunas falencias como la ventilación y el aire acondicionado, todavia podemos observar archivos de piso, pero lo que ya se ha restauradeo esta en muy buenas condiciones.